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質問

終了

仕事のミスを減らす方法について悩んでます。
※行を空けて私の考えを書いていますが、先入観ない私寄りでない意見が欲しいので、
読まずに先に回答願います。

ある書類の情報をエクセルに入力し、
コピーを取って原紙はＡへ、コピーしたものはBへそれぞれ回します。
Aへ持っていくものはコピー前提なのでコピーの取り忘れようがないのですが、
自分のミスなのか他でのミスなのかコピーしたものがなく、
それでどうしたらコピーし忘れをなくせるか…ということになりまして。

コピー後の原紙に直接コピー済と書き、コピーの必要な書類の一覧を作り、コピー済をチェックし、
コピーした用紙をBに回す時にそれに受け取りサインをもらう…と考えましたが、
B側の手間が増えるからと却下され、自分のみで確実にコピーし忘れをなくす方法を考えろと言われました。

コピーする一覧を作成し、そこにコピーしたらチェックする…（つまり上記のB受取サインまでの段階）
それ以外に自分一人でコピーし忘れミスを防ぐ手立てを考え付きません。
せっかくの休みもこのことばかり考えていて煮詰まって精神的に疲れてしまいました…。
↓に他に思いついた方法を書きましたが、ただ手間を増やしていくしかなく、恐らく却下されると思います。
煮詰まってるわ頭が固いせいもあり、発想の転換が出来ません。
自分が思いつかないアイデアが欲しいです。
※自分の考えに影響されない全く新しい考えが欲しいので、↓は回答が済むまで見ないように願います。











自分が他に思いついたのは、上記に加え、
・スキャナを取る（コピーと同時に行うので、行った控えが残る）
・Bもしくは上司にメールでコピーを取ったことを知らせる

  • 質問者：匿名
  • 質問日時：2013-11-21 00:57:20
  • 0

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回答

○2部印刷して、内1部をBに渡す。
（コピーをしない）

○Bに直接メールでデータを送る。
（Bは印刷する手間が必要だが確実であなたの手離れはよい）

○書類ボックスを2つ用意し、AとBと記載しておき、それに入れる。
AとBの整合性が取れるので何がかけているのかが後からでもわかります。


スキャナは、あなたがふた手間以上かかるので段取りが悪いです。
メールでコピーをとったことを連絡するなら、エクセルで原本を添付した方が
はるかに効率的。

よって、あなたの新しい方法は読むまでもないです。

===補足===
-------------------------------------------
はじめに書かれたご質問の内容を理解された人が少ないから
回答がなかったり頓珍漢なものになるんです。

あなたの頭ではベースとなる情報がありますが、
それをアウトプットする時、つまり文字にするときに
いくつか端折られてしまっているので、場面の想像ができませんでした。

それでも回答したのは、なんとなく理解できたから。

・・・でも、補足を読んで、それが理解していたつもりになっていただけ
だということがわかりました。


ピンポイントで指摘するなら補足で書かれた
＞自分はただ書類（原紙）が届いた時点で金額等の情報をエクセルの一覧に入力するだけの通過点でしかありません
＞③A・B、各デスクでそれぞれ書類を入れる場所は決まっています。

この2点は始めのご質問のどこにも記載されていないです。

別に1から10まで説明は必要ないですが、せめて必要最低限のものは
書いていただきたかったです。

補足を読んで理解できたかどうかわかりませんが、付け加えて回答するなら、
Aについては、ミスをすることがない。
Bについては、コピーしたかどうかわからなくなる・・・。

コピーする枚数はかなり多いのでしょうか？少ないのでしょうか？
AとBに書類を回す機会は多いのでしょうか？少ないのでしょうか？
コピーを取り忘れるということが、そもそもあるのでしょうか？
（書類が回ってくる→印刷をしてコピーをとる→AとBに渡す）
渡す相手がAとBなら、コピーを取るのは当然ですから
忘れることはないのでは？と普通は考えます。
（おそらくこの辺の経緯や状況説明も抜けているのではないでしょうか？）


たとえばBに書類を置く場所が決まっているのなら、
書類を置く場所に、何の書類を置いたかをあなたが記載するようにすれば
誰の手も煩わせることなく、Bに書類が届いているか確認することができます。
（回ってきたエクセルの書類番号や特徴的なものを少し書いておけばいいのではないでしょうか）


・・・最後に、十分理解せずに回答したことを謝っておきます。

  • 回答者：Sooka! (質問から10時間後)
  • 0
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お礼コメント

①印刷とコピーの意味が分かりません。
元々ある書類（原紙）はそれぞれ別のA・Bに回す必要があり、Aへは原紙、Bへはコピーを回すルールになっています。
自分はただ書類（原紙）が届いた時点で金額等の情報をエクセルの一覧に入力するだけの通過点でしかありません（エクセルは回すものではありません）

②受取サインをもらうことですら却下されたのに、さらにBの手間がかかります。
そもそも、↑を却下された時に、自分だけで、と念押しされています。

③A・B、各デスクでそれぞれ書類を入れる場所は決まっています。
それぞれに回すというのは、自分のデスク内でAとBに分けるという処理ではありません。

詳しくは質問に書いてあるので割愛します。

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補足ありがとうございます。
流れが分かれば、問題の部分の前に自分が何をしているかの詳細までは必要ないと思っていました。
必要なのは、コピーしたものをA・Bに回す時のコピーの取り忘れについて、だったので。
もしくは、中途半端に自分のことを書かずに、受け取ったものをコピーしてA・Bへと書けば良かったです。
回すという言葉で、自分のデスク範囲ではなくそれぞれの相手の所へ渡ることだと考えていました。
知っている人が見て身元がバレない範囲で事細かに書けば良かったです。申し訳ないです。
質問に書いたとおりなのですが、コピーしたものがないと言われ、自分のミスだと言われている次第です。
経緯や状況説明と言われましても、ただ原紙とコピーをそれぞれに回すだけの部分でのことですので、どういう書類等の詳細は不要と考えます。
書類は別にエクセルの書類ではないです。エクセルとか書いたのが余計ややこしくさせてしまい申し訳なかったです。

回答

枚数確認ですむのでは？？？？？？

===補足===
原本　と、コピーの枚数を確認すればいいだけでは？

小学生レベル。

この回答の満足度
　　
回答ありがとうございました。
お礼コメント

枚数確認の意味が分かりません


それでは結局漏れを防ぐことは出来ません。
いかにコピー漏れを防ぐかどうか、です。
コピーを取った前提での話では意味がないです。

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