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質問

終了

業務上のメール受信についての質問です。

Outlook２００３を使用しています。

ホスティングで外部でメールサーバーを運用しています。
今回、ここへ届いた5人の社員（A,B,C,D,E）分のメールのコピーをある一人の担当（F)に転送する設定を考えています。
（この設定はホスティングしている業者の設定画面で可能です）

このままでは、FのOutlookで見づらいので、「仕分けとルール通知」機能を使って、A,B,C,D,E用に作ったフォルダに移動しようと
思ってます。

単純に「宛先またはCCが名前/配布リストの場合」を使って仕分けると、A,B,C,D,E全員が宛先のメールがうまく仕分けできません。
（すべて優先順位の高いAのルールに該当してしまいます）

転送を受けたメールの宛先は当初のA,B,C,D,Eとなっています。転送先のFにはなっていません。
今回最終的には振り分けたうえで、A,B,C,D,Eの携帯へ転送を考えています。一旦、Fが受信するのは社外からFを通じて処理を依頼するのと、Fが受信することによって社内のファイアーウォールを通るのでスパムをカットさせることが目的です。

うまく振り分ける方法はないでしょうか？

  • 質問者：ｗｗ
  • 質問日時：2009-05-19 11:15:46
  • 0

回答してくれたみんなへのお礼

ありがとうございました。
なかなか難しいですね。
引き続き考えてみます。

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回答

なかなか運用者として色の濃い質問ですね。

うまく期待にこたえられないかもしれませんが、次の方法ではいかがでしょうか。

例えば、仕分けルールでTOにAさんが含まれる場合はAさんのフォルダへ
Bさんが含まれる場合はBさんのフォルダへ。と転送はできないでしょうか。
それか、TOにFが含まれていない場合は全て、他のフォルダへ振り分け。などなど。

また、Fさんにも処理内容を知らせると言う意味では、「ABCDEのメールをFへ転送する」
のではなく、「Fにも転送する」ではダメなのでしょうか。（設定としては、ABCDEのメールをFに転送するがオリジナルメールをサーバにも残す。→ABCDEにもメールがそのまま届く）

  • 回答者：cappy (質問から5日後)
  • 0
この回答の満足度
　　
とても参考になり、非常に満足しました。回答ありがとうございました。

回答

Outlookに詳しくないのと、実際にされようとしている作業が、人力処理と自動処理の区別、サーバ側とクライアント側の区別がよく分からなかったので、多少間違ってても許してください。（Fさん宛に転送したメールをクライアント側で作業されるんですよね？）

案１
Outlookを使わない。Outlookのメールの分類が、フォルダー移動（ディレクトリ管理）によるものなので、単独の宛先の場合と複数の宛先の場合に、どちらかに仕分ける以外なくて詰まってしまうんですよね？
だから、ディレクトリ管理以外の仕分けをするんです。
Outlookではなく、メタデータ管理が使える、Thunderbirdを使います。
メタデータ方式である、タグの機能とルールの組み合わせや、検索フォルダを使うと、同じメールを条件ごとに分類できます。
タグは付箋のようなもので、一つのメールに複数のタグがつけられます。タグはデフォルトでは「重要」「仕事」ですが、それを「A」「B」などの名前に変える。
あるいは検索フォルダを使う。検索フォルダの機能は、受信メールボックスからメールの移動は行わずに、指定の条件にかなうメールを表示します。ですので、１つの全員宛のメールを、Aさんのアドレスによる検索フォルダ、Bさんのアドレスによる検索フォルダ、それぞれに表示させることができます。

案２
Outlookの仕分けの機能で、「全員宛」と「Aさん個人宛（B,C,D,Eを含まない）」を区別できるのなら、「全員宛」のフォルダーを作ってしまう。

この回答の満足度
　　
とても参考になり、非常に満足しました。回答ありがとうございました。

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